Các vấn đề phát sinh liên tục trong công việc nếu không được giải quyết một cách bài bản và hiệu quả, triệt để thường khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn. Đôi lúc việc giải quyết vấn đề tiêu tốn rất nhiều thời gian và nguồn lực (tài chính, con người...). Đây không phải là vấn đề của riêng một doanh nghiệp hay phòng ban chức năng nào cả, và cũng không phải là vấn đề mới phát sinh sau này, do đó trong hành trình công nghiệp hóa và điều hành quản lý công việc, đã có nhiều phương pháp giải quyết vấn đề được phát minh và hệ thống hóa lại để việc giải quyết vấn đề được thực hiện dễ dàng hơn. Một trong những phương pháp được đề cập đến trong bài viết lần này là giải quyết vấn đề theo phương pháp 8D.
Giải quyết vấn đề theo phương pháp 8D được phát triển bởi tập đoàn Ford Motor Company nhằm mục đích triển khai và giải quyết các vấn đề nảy sinh trong công việc, đặc biệt là các trường hợp có nhiều phòng ban chức năng liên quan. Phương pháp 8D được ứng dụng trong việc cải tiến sản phẩm và quy trình, giúp nhận diện, điều chỉnh và loại bỏ các vấn đề thường xuyên lặp lại. Phương pháp 8D giúp xây dựng các hành động khắc phục hoàn toàn dựa trên cơ sở phân tích số liệu thống kê và nguyên nhân cốt lõi (root cause) của vấn đề cần giải quyết. Mặc dù được chia ra làm 8 bước, nhưng về cơ bản 8D được phát triển dựa trên logic của PDCA, hay còn gọi là vòng tròn Deming.
8 bước của phương pháp 8D được trình bày như sau:
D0 - Lập kế hoạch (Plan): xây dựng kế hoạch và xác định các nguồn lực cần thiết để giải quyết vấn đề.
D1 - Thành lập nhóm dự án (Use a Team): thành lập nhóm hành động giải quyết vấn đề bao gồm thành viên từ các bộ phận liên quan. Các thành viên của nhóm phải có đủ kiến thức và kinh nghiệm về sản phẩm, quy trình để hỗ trợ cho các yêu cầu từ việc lập kế hoạch, phân tích vấn đề, tìm ra và triển khai các giải pháp.
D2 - Mô tả vấn đề (Describe the Problem): phân tích vấn đề thông qua việc đặt và trả lời các câu hỏi 5W & 2H (who, what, where, when, why, how and how many). Việc phân tích vấn đề càng rõ ràng giúp nhóm dự án có được tầm nhìn về bức tranh toàn cảnh của vấn đề.
D3 - Xây dựng kế hoạch hành động tức thơi (Develop Interim Containmant Plan): Nhóm dự án cùng xác định và thực hiện các hành động khắc phục ngay lập tức để ngăn chặn, tránh để vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn, hoặc ảnh hưởng đến các hoạt động khác. Một trong các phương pháp thường được nhắc đến trong việc thực hiện kế hoạch hành động tức thời là "Stop production line", đó là mỗi khi có một vấn đề phát sinh, tùy theo mức độ của vấn đề mà trưởng chuyền sản xuất có thể yêu cầu dừng chuyền sản xuất để tránh tiếp tục gây ra lỗi trên các sản phẩm khác. Việc này giúp hạn chế chi phí sửa hàng trong rất nhiều trường hợp.
D4 - Xác định nguyên nhân cốt lõi (Determine and Verify Root Causes and Escape Points): nhóm dự án cùng đánh giá tất cả các nguyên nhân có thể gây ra vấn đề, cũng như các bằng chứng liên quan, dữ liệu, thời gian... Một số công cụ phân tích có thể sử dụng trong bước này như là 5 Whys, Ishikawa diagrams, FTA, Pareto... Việc xác định nguyên nhân cốt lõi rất quan trọng, do đó việc này yêu cầu phải có đủ nhóm dự án cùng tham gia thực hiện. Các nguyên nhân này cũng cần phải được xác minh lại sau một thời gian triển khai các hành động ngăn ngừa liên quan để đảm bảo tính hiệu quả của công tác đánh giá ban đầu.
D5 - Xem xét lại hành động khắc phục (Verify permanent corrections (PCs) for problem will resolve problem for the customer): Sử dụng các chương trình sản xuất trước, xác minh định lượng để có thể đánh giá hiệu quả của các hành động khắc phục.
D6 - Xác định và triển khai hành động khắc phục (Define and Implement Corrective Actions): Nhóm dự án cùng thống nhất các hành động khắc phục cuối cùng và lên chương trình triển khai thực hiện các hành động đó.
D7 - Ngăn ngừa vấn đề phát sinh trở lại hoặc các vấn đề mang tính hệ thống (Prevent Recurrence / System problems): điều chỉnh lại hệ thống quản lý điều hành, thực hiện công việc, các hướng dẫn công việc để tránh lặp lại các sự cố tương tự.
D8 - Tuyên dương nhóm dự án (Congratulate Your Team): sau khi thực hiện thành công việc giải quyết vấn đề, nhóm dự án cần được ban lãnh đạo tuyên dương và trao thưởng. Điều này rất quan trọng để thể hiện tầm quan trọng và sự đánh giá cao của công ty đối với nỗ lực và thành tựu của nhóm dự án. Đồng thời, cũng giúp việc tuyên truyền phương pháp giải quyết vấn đề theo 8D được phổ biến đến toàn công ty, từ đó có thêm nhiều nhóm dự án hơn nữa tham gia vào việc thực hành cải tiến của công ty.
Phương pháp 8D ngày nay cũng đã trở thành một tiêu chuẩn chung trong ngành tự động hóa, gia công lắp ráp hay bất kỳ ngành công nghiệp nào muốn giải quyết vấn đề một cách khoa học, bài bản và triệt để nhất.
Phương pháp 8D có thể được thực hiện đơn gỉan thông qua việc trả lời câu hỏi và điền vào chỗ trống theo từng bước được liệt kê như trong mẫu báo cáo 8D dưới đây:
(Nguồn: lean4vn.blogspot.com)
