Value stream mapping là công cụ đắc lực nhất của bất kỳ Kaizener nào. Có lẽ không có công nào có thể thể hiện hầu hết mọi vấn đề đang tồn tại, những cơ hội có thể nắm bắt để cải tiến một quy trình, một sản phẩm, thậm chí là toàn bộ hoạt động của một doanh nghiệp.
Một trong những ưu điểm lớn nhất của Value stream mapping đó là đây là công cụ cực kỳ đơn giản, dễ thực hiện, không cần tốn quá nhiều thời gian để đào tạo hay học về nó, nhưng khi áp dụng nó vào hoạt động cải tiến của doanh nghiệp thì hiệu quả mang lại thực sự rất lớn. Bạn có biết, tất cả mọi quy trình, mọi business đều có thể sử dụng Value Stream mapping để phân tích được hiện trạng, những bottle neck, những cơ hội và thậm chí là trending của cả một business.
Tuy nhiên cũng như bất kỳ công cụ nào khác, để có thể đạt được hiệu quả cao nhất thì đòi hỏi phải có thời gian thực hành, luyện tập với nó, cũng như người nghệ sỹ đánh đàn mất nhiều năm để thành thạo, người đầu bếp cũng mất nhiều năm mới có thể nấu được những món ngon nhất.
Để thực hiện một value stream mapping, đòi hỏi người triển khai phải đạt được một số yêu cầu thực hiện như sau:
1) Sự cam kết và tham gia của lãnh đạo công ty: một quy trình không thể thiếu sự tham gia của người quan trọng nhất, cũng là người có quyền quyết định lớn nhất của công ty, vì có thể một vài ý tưởng xuất sắc có thể nảy sinh mà người chủ công ty không nên bỏ lỡ.
2) Sự tham gia của tất cả departments: một business process phải hiểu là một quy trình bắt đầu từ một customer demand, đến khi hình thành một customer order, một product để thỏa mãn demand và order đấy, một kế hoạch sản xuất, thực hiện sản xuất, lưu trữ, phân phối, bán hàng, marketing, quản lý và đo lường thị hiếu khách hàng... các chương trình cải tiến triển khai cục bộ thường chỉ mang lại hiệu quả và lợi ích tức thời, tuy nhiên để luôn giữ được vị thế của mình thì việc thực hiện một study chi tiết để có tầm nhìn đúng đắn cũng như kế hoạch cải tiến phù hợp là vô cùng quan trọng.
3) Triển khai thực hiện: hiển nhiên value stream mapping là đơn giản, tuy nhiên để việc triển khai nó đạt hiệu quả cao nhất thì trước đó phải có một vài chương trình training cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp, cũng như những người tham gia awareness và basic knowledge nhất định. Các chương trình đào tạo này chỉ hiệu quả nếu như nó được định hướng đến việc hướng dẫn tất cả mọi người đều có thể nắm bắt và thực hiện value stream mapping.
4) Confront the brutal facts: một trong những khó khăn thuộc về bản năng của con người đó là sự sợ hãi, đặc biệt là những sai lầm của mình. Mặc dù thực tế không có một ai là hoàn hảo, thậm chí là cả những phần mềm, hệ điều hành máy tính được cả hàng ngàn bộ óc IQ cực cao, phát triển cả 1/4 thế kỷ nay vẫn còn đầy lỗi, thế nhưng sự sợ hãi vẫn luôn tồn tại. Vai trò lãnh đạo cao nhất rất quan trọng để giúp tất cả nhân viên tham gia cởi bỏ được bottle neck về tâm lý này. Và ngay cả người lãnh đạo cao nhất cũng phải có sự "lắng nghe" để tiếp thu và đối mặt với những sự thật này.
5) Thinking out of box: suy nghĩ đột phá cực kỳ quan trọng, cứ 100 người thì có 4 người thuộc nhóm "early adaptor", nhóm những người này cực kỳ sáng tạo, luôn hướng đến những cái mới. Nếu biết tận dụng ưu điểm này thì lãnh đạo công ty hoàn toàn có thể có được những ý tưởng xuất sắc nhất. Như ý tưởng về chiếc điện thoại cảm ứng không có bàn phím đã từng được trình bày với giới lãnh đạo cấp cao của Nokia, tuy nhiên ý tưởng này lập tức bị gạt đi để rồi chỉ vài năm sau Apple đã từ chính ý tưởng bị gạt đi đó để trở thành tập đoàn giá trị nhất thế giới.
6) Việc quan trọng thì phải thực hiện ngay lập tức: không nên trì hoãn việc áp dụng value stream mapping để phân tích business process của công ty mình, từ đó có những định hướng đúng đắn cho kế hoạch đổi mới trong cả ngắn hạn và dài hạn.
___written by Lean4vn___
